Informasi dan data memiliki posisi strategis dalam administrasi. Salah satu contoh yang bisa dilihat adalah tersedia tidaknya informasi tugas dan jabatan yang diemban pada saat terjadinya rotasi jabatan atau penugasan. Pejabat atau staf yang mengalami rotasi ke tempat yang baru sering menemui kesulitan dalam menghadapi dan mengelola tugas baru yang diemban. Jika pada prakteknya kondisi ini dialami, setidaknya ada masalah mendasar terkait knowledge management pada unit tersebut. Informasi dan data adalah bahan dasar dari pengetahuan. Seterusnya, pengetahuan yang memadai akan mendukung kinerja organisasi menjadi optimal.

Terdapat banyak sekali pengertian mengenai knowledge management. Namun secara umum Manajemen Pengetahuan atau knowledge management merupakan upaya untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola aset intelektualnya: pengetahuan dan pengalaman yang ada. Tujuannya tentu saja adalah memanfaatkan aset tersebut untuk mencapai kinerja organisasi yang lebih baik untuk mempercepat pencapaian tujuan pelaksanaan reformasi birokrasi. Pada contoh diatas, kegagalan organisasi terlihat dari situasi blank yang dialami individu dalam memasuki unit kerja dan penugasan baru yang diemban. Dibutuhkan waktu yang tidak sebentar untuk mengondisikan individu dan unit kerja kembali pada situasi normal dalam menjalankan tugas dan fungsi, dalam konteks ini karena hadir dan beroperasinya individu baru pada unit kerja. Kondisi ini menyiratkan bahwa respek dan rekognisi terhadap pengetahuan sebagai aset masih belum memadai.

Dalam konteks manajemen aset, kita tentu sudah mafhum dengan definisi tangible dan intangible asset. Pengetahuan adalah aset itu sendiri, karena pentingnya faktor pengetahuan selaku intangible asset pada perusahaan berjalan beriringan faktor SDM selaku tangible asset, meskipun dalam tugas rutin kita lebih mengenal aset sebagai Barang Milik Negara misalnya. Sebagai aset, pengetahuan memang tidak akan tercatat sebagai entitas barang Milik Negara atau bagian dari komponen yang akan mempengaruhi Sistem Akuntansi Pemerintah. Namun demikian, sebagai aset pengetahuan menggerakkan seluruh lini organisasi dalam menjalankan ide dasar organisasi. Dalam konteks Reformasi Birokrasi misalnya, target-target perubahan harus ditopang oleh berbagai kebutuhan pengetahuan sebagai prasyarat dasarnya. Hal ini sebagaimana tercermin dalam Permenpan dan RB Nomor 14 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Pengetahuan (knowledge management) sebagai berikut:

Dari gambaran diatas terlihat betapa pengetahuan memiliki peran yang demikian mendasar. Delapan area perubahan mewajibkan adanya dukungan knowledge management yang memadai sebagaimana tercantum dalam kebutuhan pengetahuan yang ada. Tanpa adanya knowledge management yang memadai niscaya hasil yang diharapkan akan sulit tercapai.

Pada contoh kasus diatas, dan sudah terlihat sebagai masalah terkait knowledge management, dibutuhkan kesadaran dan peran kolektif bersama untuk menjadikan data dan informasi menjadi bagian penting dari tugas yang diemban. Dalam konteks informasi dan data unit baru yang dimasuki dan diemban, individu masih terbantu dengan beberapa informasi prosedural: analisis beban kerja, informasi faktor jabatan, dan lain sebagainya. Hanya saja, berbagai informasi prosedural tersebut belum tentu bisa menjadi rujukan utama bagi individu di unit baru. Hal ini karena seringkali pekerjaan rutin sehari-hari sering melibatkan praktek-praktek baik dan terpuji (best practises) yang tidak semua bisa atau malah semuanya masuk dalam informasi standar dan prosedural.

Strategi dan implementasi knowledge management: memori jabatan

Disinilah memori jabatan/tugas bisa mengambil peran. Memori jabatan/tugas dapat menjadi media pelaporan capaian personal, tentu saja dengan supervisi berjenjang dari pimpinan. Dalam hal ini, tentu saja tidak bisa pejabat/JFU semaunya menulis capaian diri yang tidak bisa diukur oleh pimpinan. Dalam perkembangannya, memori jabatan bisa dikembangkan lebih jauh kedalam reporting tahunan atau personal report jika yang bersangkutan harus meninggalkan unit karena urusan kedinasan. Terkait dengan knowledge management, inilah sesungguhnya proses knowledge repository berlangsung.

Memori jabatan/tugas sebagai bagian dari afirmasi dan informasi seputar apa yang sudah, sedang, dan akan dilakukan oleh pejabat maupun JFU dalam setahun anggaran. Beberapa manfaat dari program ini adalah pertama, memori jabatan menstrukturkan informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik baik dan terpuji (best practise) yang telah dijalankan. Jika seorang pejabat/JFU meninggalkan unit yang ditempati oleh berbagai sebab kedinasan (rotasi, promosi, penugasan khusus, dan penyebab lain yang dibenarkan aturan) seringkali pejabat baru/JFU yang datang kemudian selaku, katakan, pengganti mau tidak mau harus melakukan upaya khusus untuk menemukan informasi dan data mengenai apa yang sudah dijalankan oleh pajabat/JFU sebelumnya. Kondisi ini juga berpotensi menimbulkan ketidaksinambungan kebijakan yang sudah dijalankan. Tanpa adanya informasi dan pengetahuan yang terstruktur mengenai jejak jabatan dan tugas, sulit diharapkan program dan kebijakan buisa segera landed. Kedua, memori jabatan menjadi salah satu tolok ukur capaian personal dalam menjabat atau menjalankan tugas. Praktik-praktik baik dan terpuji (best practises) yang dijalankan oleh pajabat/JFU seyogyanya menjadi bagian dari portofolio resmi yang dimungkinkan menjadi bagian dari referensi capaian kinerja.

Saiful Maarif (bekerja pada Ditjen Pendidikan Islam)