Peran Petugas Humas

Ahad, 27 Agustus 2023 15:53 WIB

Dalam sebuah instansi atau lembaga peran humas sangat lah penting dan merupakan posisiyang sangat strategis, tetapi hal ini kerap kali dilupakan dan diabaikan, bahkan tidak sedikit yangberanggap kenapa selalu humas yang mesti berperan, padahal masih banyak yang lain. Banyak juga yang masih beranggapan humas hanya sebagai fotografer atau tukang foto dalam suatu kegiatanatau event ada juga yang mengatakan humas itu adalah Master of Ceremony (MC) suatu acara,memang sebenarnya fotografer dan MC hanya sebagian kecil kemampuan yang harus dimiliki oleh petugas humas atau pranata humas atau public relations (PR).

Seorang pranata humas wajib mengamalkan ilmu fotografi dan ilmu jurnalistik yang didapat di bangku kuliah utuk melakukantugas peliputan, selain itu juga harus mengembangkan kemampuan membawakan sebuah acarasebagai MC. Tetapi bukan berarti hanya sebatas itulah peran dan kemampuan seorang petugas humas instansi/lembaga/organisasi.Baik buruknya image sebuah instansi atau lembaga sangat tergantung dari apa yangdilakukan humas, sangat tergantung dari sejauh mana humas berperan.

Sebagai sebuah profesi seorang humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraihsimpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakatmengerti dan menerima sebuah situasi.

Dalam merumuskan kebijakan instansi atau lembaga ,biasanya humas dilibatkan, sehingga kebijakan yang dihasilkan adalah kebijakan yangmenguntungkan publik internal dan publik eksternal, oleh sebab itu petugas humas bertugas danharus berkemampuan menganalisa permasalahan dengan baik sebelum mengusulkan suatu kebijakan yang diharapkan untuk diputuskan sebagai kebijakan instansi atau lembaganya.

Petugas humas harus benar-benar menganalisa dengan teliti dan hati-hati. Analisis yang salah dapat menimbulkan permasalahan atau konflik serius yang dapat merugikan instansi/lembaga/organisasi.

Tugas Humas

Ada tiga tugas humas dalam organisasi/lembaga yang berhubungan erat dengan tujuan dan fingsi humas. Ketiga tugas tersebut adalah sebagai berikut:

1. Menginterpretasikan, menganalisis dan mengevaluasi kecenderungan perilaku publik, kemudian direkomendasikan kepada manajemen untuk merumuskan kebijakanorganisasi/lembaga.

2. Mempertemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan publik Kepentingan organisasi/lembaga dapat jadi jauh berbeda dengan kepentinga publik dan sebaliknya, namun dapat juga kepentingan ini jauh berbeda bahkan dapat juga kepentingannya sama.

3.Mengevaluasi program-program organisasi/lembaga,khususnya yang berkaitan dengan publik. Tugas mengevaluasi program manajemen ini mensyaratkan kedudukan dan wewenang humas yang tinngi dan luas. Karena tugas ini dapat berarti humas memiliki wewenang untuk memberi nasehat apakah suatu program sebaiknya di teruskan ataukah ditunda/dihentikah. Peran humas sangat dibutuhkan dalam menentukan kebijakan yang diambil baik atau tidak bagi instansi atau lembaganya.

Peranan Petugas Humas

Peranan humas dapat digolongkan menjadi 4 (empat) peran, diantanya yaitu:

1. Expert Preciber Communication, Petugas humas atau pranata humas dianggap sebagai seorang ahli. Dia menasehati pimpinan perusahaan/ organisasi, dia memberikan masukan tentang kebijakan menyangkut lembaga/ organisasi/ instansi yang akan diambil oleh pimpinan. hubungan mereka diibaratkan seperti hubungan dokter dan pasien.

2. Problem Solving Process Facilitator, Petugas humas atau pranata humas berperan sebagai fasilitator dalam proses pemecahan masalah. Pada peranan ini petugas humas melibatkan diri atau dilibatkan dalam setiap manajemen krisis atau penanganan masalah menyangkut lembaga/ instansi/ organisasi. Dia menjadi anggota tim, bahkan bila memungkinkan menjadi pimpinan ( leader) dalam penanganan krisis manajemen.

3. Communication Facilitator, Petugas humas berperan sebagai fasilitator komunikasi antara perusahaan/organisasi dengan publik. Baik dengan publik exsternal maupun internal. Istilah yang paling umum adalah sebagai jembatan komunikasi antara publik dengan perusahaan. Sebagai media atau penengah bila terjadi kesalahan pahaman berkomunikasi atau miss communication.

4. Tehnician Comunication, Petugas humas dianggap sebagai pelaksana teknis komunikasi. Dia melayani layanan di bidang teknis, sementara kebijakan dan keputusan teknik komunikasi mana yang akan digunakan bukan merupakan keputusan petugas humas, melainkan keputusan manajemen dan petugas humas yang melaksanakan. Peranan yang paling sering dilakukan petugas humas sangat atau pranata humas tergantung dari beberapa hal, Antara lain system budaya organisasi/perusahaannya, tersedianya sumber daya manusia yang berkualitas, struktur organisasi/perusahaan yang menentukan wewenang dan kebijakan humas, serta ciri khas kehumasan sebuah organisasi/perusahaan. Sementara peranan ideal menginginkan humas dapat terlibat hingga di tingkat managerial atau tingkat pengambil kebijakan.

Profil Petugas Humas Memang tidak mudah menggambarkan profil petugas humas, namun dari beberapa buku disebutkan enam criteria yang merangkum kualitas yang harus dimiliki seorang petugas humas atau pranata humas atau public relations, antara lain;

1. Mampu menghadapi semua orang yang memiliki aneka ragam karakter dengan baik;

2. Mampu berkomunikasi dengan baik, menjelaskan segala sesuatu dengan jelas dan lugas baik lisan maupun tertulis,atau bahkan secara visual;

3. Mampu mengorganisir segala sesuatu, termasuk dalam perencanaan program;

4. Memiliki integritas personal, baik dalam profesi maupun kehidupan pribadi;

5. Mempunyai imajinasi;

6. Serba tahu, dalam hal ini adalah akses informasi yang seluas-luasnya.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan kriteria ideal adalah kemampuan dalam hal manajemen, keterampilan, dan kepribadian.

Gambaran umum tentang profil ideal petugas humas dan kualifikasi yang dimilikinya bahwa petugas humas haruslah orang yang memiliki kerampilan, khususnya di bidang penulisan, mendengarkan, berbicara, membaca dan menggunakan alat-alat komunikasi lainnya, mampu berbahasa Inggris jika memungkinkan.

Petugas humas harus memiliki pengetahuan yang mendalam tentang berbagai macam mediadan memahami proses manajeman, memiliki kemampuan dalam memecahkan suatu masalah, dalam mengambil keputusan, mengelola opini public, mengevaluasi kecenderungan perilaku dan respon public. Petugas humas juga harus memiliki selera dan perilaku yang baik tentang etika, simpati, dan empati, kepemimpinan, semangat, kreativitas dan imajiasi, kematangan/stabilitas kepribadian serta integritas pribadi.

Petugas humas dituntut cakap dalam bekerja, rapi dan pantas serta tidak berlebihan dalam berpakaian, santun dan sopan dalam bertutur kata dan bersikap, petugas humas juga harus supel dalam pergaulan tidak boleh membeda-bedakan dan menunjukan sikap arogan karena petugas humas sebagai etalase dari sebuah instasi/ lembaga/ organisasi. Petugas humas harus mampu memberikan solusi terhadap permasalahan atau kasus yang disampaikan kepadanya.

Setiap tamu, yang datang ke humas untuk bertanya tentang suatu hal, maka sudah menjadi kewajiban petugas humas untuk memberikan jawaban dan solusi kepada yang bertanya, ada perasaan bersalah jika orang yang datang bertanya ke humas tetapi tidak memperoleh solusi dan jawaban dari pertanyaan atau permasalahnnya. Karakteristik Hubungan Masyarakat Ada 4 (empat) ciri utama humas yang disebut sebagai karakteristik humas, diantaranya yaitu ;

1. Adanya Upaya Komunikasi Yang Bersifat Dua Arah Hakekat humas adalah komunkasi. Namun tidak semua komunikasi dikatakan humas. Komunikasi yang menjadi ciri kehumasan adalah komunikasi dua arah yang memungkinkan terjadinya arus informasi timbal balik.

2. Sifatnya Terencana, Sifat humas yang terencana mengandung pengertian bahwa kerja /aktivitas humas merupakan kerja /aktivitas yang berkesinambungan, memiliki metode terintegrasi dengan bagian lain dan hasilnya tangible nyata. Syarat terencana dan dan berkesinambungan ini merupakan salah satu sarat yang dinilai dalam kompetisi tertinggi program PR internasional,yakni Golden World Award For Excellence in PR (GWA).

3. Berorientasi Pada Organisasi / Lembaga Dengan mencermati orientasi tersebut, maka syarat mutlak dalam kerja humas adalah pemahaman yang tinggi terhadap visi,misi, dan budaya organisasi / lembaga. Visi, misi, dan budaya organisasi / lembaga inilah yang menjadi materi utama humas, sehingga dapat mencapai tujuan humas dan mendukung tujuan manajemen lainnya, termasuk tujuan marketing.

4. Sasarannya Adalah Publik Yaitu suatu kelompok dalam masyarakat yang memiliki karakteristik kepentingan yang sama. Jadi sasaran humas bukanlah perorangan, hal ini perlu disampaikan sebab masih ada orang yang mengistilahkan PR sebagai Personal Relation. Humas Pemerintah Humas pemerintah pada dasarnya tidak bersifat politis. Bagian humas di institusi pemerintahan dibentuk untuk mempublikasikan atau mempromosikan kebijakan-kebijakan mereka. Tugas pemerintah memang sangat berat, sebab masyarakat yang dihadapi terdiri dari berbagai publik dengan kepentingan yang sangat komplek pula. Hal ini memang tidak lepas dari “karakteristik” yang meletak dalam setiap program/kegiatan pemerintah, antara lain sebagai berikut :

1. Program pemerintah ditunjuk untuk masyarakat luas. Dengan berbagai latar belakang, karakter, ekonomi, pendidikan (intelejensi) yang beragam;

2. Sering kali hasilnya abstrak, yang sulit dilihat dalam waktu dekat, bahkan dalam jangka yang panjang sekalipun, karena sifatnya yang integral dan berkesinambungan;

3. Program pemerintah selalu mendapat controlling / pengawasan dari berbagai kalangan terutama pers, Lembaga Swadaya Masyarakat, dan sebagainya. Kebanyakan humas pemerintah diarahkan untuk hubungan dengan media, masalah umum, dokumentasi dan publikasi.

Sementara itu, kegiatan-kegiatan yang biasanya ditangani oleh humas antara lain adalah konferensi pers, membuat pers release, kliping media cetak, pameran-pameran, penerbitan media internal, mengorganisir pertemuan dengan masyarakat, penerangan melalui berbagai media komunikasi bagi masyarakat, mendokumentasi berbagai kegiatan instansi, mengorganisir kunjungan-kunjungan para pejabat,menerima keluhan masyarakat/ pubik.

Penulis : Hikmah Romalina,S.Sos

(Pranata Humas Ahli Muda, Ditjen Pendidikan Islam Kemenag RI)