UIN Sunan Kalijaga Terapkan Tata Persuratan & Tanda Tangan Online

Jakarta (Pendis) - Terhitung sejak awal bulan ini, 01 Maret 2018, Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga (UIN Sunan Kalijaga) menerapkan dan memberlakukan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) atau Tata Persuratan Online dan Penggunaan Sistem Tanda Tangan Elektronik.

"Dasar hukum penerapan sistem online untuk kearsipan dan tata persuratan ini mengacu kepada Undang-Undang Nomor 11 tahu 2008 tentang Informasi dan Transaksi Eletronik. Kebijakan ini akan digunakan untuk tata persuratan dan kearsipan pada internal UIN Sunan Kalijaga dan surat-surat yang ditujukan kepada Kementerian Agama RI," terang Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan, Sahiron, dalam surat yang ditujukan kepada Menteri Agama RI yang diterima Direktorat Jenderal Pendidikan Islam, Kamis (08/03/2018).

Dalam tata persuratan online tersebut, papar Sahiron, tanda tangan pun juga dengan "tanda tangan elektronik" melalui Barcode. "Surat-surat yang dapat menggunakan sistem tanda tangan elektronik meliputi enam belas hal yaitu Surat Tugas, Surat Undangan, Surat Edaran, Surat Instruksi, Surat Naskah Dinas (Surat Umum), Surat Pengumuman, Surat Perintah, Surat Penetapan, Surat Keterangan, Surat Peraturan, Nota Dinas, Memorandum, Surat Kuasa, Surat Perjalanan Dinas, Surat Pengantar, dan Notulen Rapat," ungkap Sahiron dalam keterangan tertulisnya.

Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) adalah aplikasi elektronik berbasis manajemen arsip dinamis untuk praktek perkantoran. SKID ini diprogramkan sejak tahun 2008, dilegalisasi dengan terbitnya Perka ANRI Nomor 15 Tahun 2009 tentang Aplikasi SIKD dan SIKS (Sistem Informasi Kearsipan Statis). SIKD ini diberikan secara gratis kepada Kementrian/Lembaga, Pemerintahan Daerah, Perguruan Tinggi Negeri dan BUMN/BUND. Dan pada tahun 2016, ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) telah melakukan Uji Publik terhadap Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) yang merupakan produk sistem kearsipan yang dibuat oleh ANRI untuk mendapatkan feedback 176 stakeholder dari Kementerian/Lembaga Pemerintah pusat dan daerah, Perguruan Tinggi dan BUMN/BUMD.

UIN Sunan Kalijaga sebagai salah satu Perguruan Tinggi di bawah Kementerian Agama telah bekerjasama dengan ANRI sejak 5 Desember 2017 tentang adanya SKID ini agar tata persuratan lebih efektif dan optimal. Dan dikarenakan UIN Sunan Kalijaga sudah mempunyai sistem persuratan online maka disinergikan dengan aplikasi SKID adalah suatu keharusan. (@viva_tnu/dod)